Principais erros que você não pode cometer no seu controle fiscal

As notas fiscais sempre foram documentos importantes para o trânsito de mercadorias, estendendo-se para o controle pessoal e das empresas. As informações nelas contidas são importantes para alimentar o sistema operacional dessas companhias. Além de serem imprescindíveis aos departamentos de Logística, Financeiro e Fiscal propriamente.

A partir desse processo, surgem as obrigações tributárias por parte das organizações. E se erros fiscais forem cometidos em algum momento desse caminho, alguns processos nessa esfera podem ser enfrentados. E isso é tudo o que um empresário não deseja.

Para que isso não ocorra, separamos os principais erros que não podem ser cometidos em um controle fiscal.

Não guardar XMLs e NFs de forma segura

Infelizmente, esse é um problema comum, mesmo em grandes empresas. Mas simples de não se cometer. A legislação brasileira obriga que uma nota fiscal deva ser armazenada por 5 anos. No caso da Nota Fiscal Eletrônica, devemos guardar os Danfes e principalmente os XMLs.

Todos esses documentos devem ser arquivados de maneira segura, sem que haja problema no extravio deles. Se a empresa sofrer uma fiscalização, deverá apresentar todas as NFs e XMLs solicitados pelo fiscal.

Multas que chegam a passar de R$1 mil por documento perdido ou XML não apresentado podem ser aplicadas nesse caso pelo governo.

Não escolher o regime tributário correto

Antes de escolher o regime tributário que se encaixe em sua empresa, elabore um planejamento, controlando o pagamento de todos os impostos devidos. A partir desse controle, saberemos qual será o regime tributário a ser aderido.

Por ser uma escolha muitas vezes difícil, é aconselhável a contratação de uma consultoria tributária especializada no assunto. Estes profissionais estão capacitados para encontrar a opção adequada para sua companhia.

Usar a classificação fiscal incorreta

É extremamente necessário atentar-se para a classificação fiscal correta (através do NCM) de um produto e sua origem no momento de cadastrá-lo no sistema da empresa. Nela estarão incorporados os tributos daquela mercadoria. E equívocos na classificação podem trazer sérios problemas ao contribuinte.

Esses problemas podem ser uma penalidade ou até o recolhimento a menor de impostos e contribuições. Em termos de comércio exterior, uma multa sobre o valor aduaneiro da mercadoria classificada incorretamente pode ser aplicada.

Estar desatento às mudanças na legislação

Os analistas fiscais devem estar totalmente antenados às mudanças na legislação brasileira quanto as tributações. Há meios de se informar sobre isso cotidianamente. Aliás, esse é um dos papéis dos profissionais dessa área.

Muitas vezes, esse acompanhamento pode ser deixado de lado por algum momento, tornando-se um dos erros fiscais mais perigosos. Estando em dia com as alterações em relação à legislação fiscal de nosso país, seu negócio estará mais seguro, o que evitará a perda de dinheiro com mais de uma carga a ser paga.

Esquecer de entregar as obrigações tributárias acessórias

Esse é outro erro fiscal que pode custar caro aos cofres de uma organização, pois esse ato chamará a atenção do Fisco. O que resultará, possivelmente, em uma fiscalização por parte da Receita Federal.

As obrigações acessórias são as informações fiscais do seu negócio que são transmitidas para o governo. Elas têm o intuito de atestar as apurações de impostos e demais obrigações realizadas.

Vale frisar que é necessário ter um bom controle para que nos cruzamentos fiscais não existam divergências entre as obrigações.

Agora que você conhece os principais erros fiscais cometidos por uma organização e como evitá-los, aproveite para compartilhar suas experiências no assunto. E também oferecer outras dicas quanto às demais falhas possíveis.

 

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